רעיונות לראיונות:
חלק מהתפקיד הניהולי כולל מדי פעם את הצורך לראיין מועמדים למשרה.
מכיוון שחלק לא מבוטל מהמנהלים לא עברו הכשרות בתחומי גיוס ואבחון עובדים, נוצרת סיטואציה אשר מקשה את הבחירה לעובד המתאים ביותר לתפקיד.
מה לשאול? מה לבדוק? על מה כבר נשאל המרואיין במקומות אחרים והכין את עצמו מראש?! מכיוון שקשה לחזות זאת ומכיוון שלעיתים האינטואיציות שולטות בנו, ניסתי לרכז על דף זה רעיונות לתהליך ראיון יעיל ושאלות שיכולות ללמד אותנו על התאמת המרואיין למשרה.
תהליך הראיון:
• הגדרת המשרה
הגדרת המשרה היא החלק הראשוני והחשוב ביותר שכן היא תיאום ציפיות ראשוני בין המראיין למרואיין.
יש להגדיר נכון את המשרה, את הצרכים שלה, דרישות לתפקיד שבו יש לפרט את מידת הנסיון בתחום, השכלה רלוונטית, ידע, שפות התקשרות ותכונות אופי רצויות. כמו כן יש להגדיר נתונים נוספים כגון: היקף המשרה, מיקומה, כפיפות ל, ולעיתים גם שכר וההטבות הנלוות.
כל זה יכול לתת לנו התחלה טובה.
• היכן לפרסם?
בימינו מאוד קל, אפיקי הגיוס רחבים וניתן להגיע לכל דורשי העבודה אם דרך האינטרנט, מודעות בעיתון ודרך חברות השמה על מנת לקבל עזרה לסינון ואבחון ראשוני.
• מי משתתף בראיון?
לדעתי, בתהליך גיוס יש חשיבות רבה לאינטראקציה בין הממונה לעובד העתידי ולכן יש להעדיף ראיונות אישיים מסוג זה, שבהם הכימיה משחקת תפקיד ראשי. כלומר, רצוי לצרף לראיון את המנהל העתידי לאותו מרואיין על מנת לבדוק זאת. כמובן היבט נוסף הוא שיקול הידע המקצועי, חשוב לבחור מראיין שמכיר היטב את התחום ויוכל לבחון את עומק הכרותם של המרואיינים עם התחום עליו הם מתמודדים.
• איך מתחילים לזמן?
שיחת הטלפון עם המועמד הפוטנציאלי יוצרת את הרושם הראשוני על החברה.
השיחה צריכה להיות עניינית וממוקדת.
תחילה יש להציג את החברה ואת פועלה ולספק אינפורמציה הנוגעת לתפקיד. לאחר מכן, יש לראות שהדרישות תואמות את ציפיות המועמד. במקרה וכן, יש לזמן לראיון.
• התרשמות ראשונית
אין ספק שלמטבע שני צדדים, כמו שההתרשמות הראשונית מהמועמד חשובה, כך גם התרשמות הראשונית של המועמד מהחברה.
יש לספק למרואיין אווירה נוחה, חדר ישיבות נוח, דיסקרטי ומסודר, מלווה בשתייה קלה ואפשרי כיבוד קל, מניעת הפרעות טלפוניות, יש לשבת זקוף מול המרואיין ולזכור שחיוך לא עולה כסף.
בהזדמנות זאת ניתן לראות: האם המועמד הגיע בזמן או איחר / לבוש / נימוסין.
• מבנה הראיון
- הצגה עצמית של המראיינים.
- הסבר על התפקיד.
- שאלות כלליות > שאלות מקצועיות את המועמד.
- שאלות המועמד באם קיימות.
- ציפיות להמשך.
• שאלות:
לפני כן, יש לזכור כי המראיין מהווה לעיתים גורם מלחיץ עבור המרואיין. המרואיין מתרגש, חושש ומתקשה להתבטא, תגובות אלו לאו דווקא משקפות את אישיותו וכישוריו של המועמד.
על מנת להרגיעו, מומלץ להשתמש בשאלות "שבירת קרח"- שאלה נוחה, ברורה, קונקרטית, היוצרת אווירה נוחה ולא מאיימת. כל שאלה בנושא יומיומי עשויה להתאים (מזג אוויר, חנייה והגעה...)
שלב זה חייב להיות קצר ולהוביל לשלב הבא.
ריכזתי כמה שאלות שיכולות להיות לעזר להכרת המועמד:
ספר על עצמך.
ספר לי על נסיון העבודה שלך, מה היה תפקידך ומה האחריות שהיתה מוטלת עליך.
תאר את הפרוייקט המוצלח ביותר בו היית מעורב.
מה היה תפקידך? מה לדעתך הייתה תרומתך להצלחה?
אילו מטרות הצבת לעצמך להמשך דרכך?
המנהל שלך ישב איתך על סוגיה או משימה שאתה צריך לבצע באותו יום. כשחזרת למקומך גילית כי לא באמת הבנת את המשימה. מה תעשה?
אם תמצא בסיטואציה בה אינך מסכים עם הממונה עליך, האם תפגין את אי הסכמתך? כיצד תנהג?
תאר תקופה או סיטואציה בחייך בה היית בלחץ רב.
כיצד התמודדת איתה? כיצד לדעתך תפקדת בה?
כיצד תוכל לדעתך לתרום לחברה?
האם אתה מוכן לעבודה מאומצת בתקופות הלחץ? אילו מגבלות יכולות להיות עליך?
תאר בעיה שניסית לפתור- איך זיהית את הבעיה? איך פעלת לפתרונה?
יש לך אירוע חשוב ביום ____ אך לחץ העבודה גבוה ויש משימות שחייבות להסתיים. מה תעשה?
מה אתה מצפה ממקום העבודה שלך?
האם אתה מעדיף לעבוד בצוות או באופן עצמאי?
תאר לי סיטואציה בה עבדת בצוות, תאר לי סיטואציה בה עבדת באופן עצמאי.
תאר את סביבת העבודה שבה תהיה פורה ושמח במידה הרבה ביותר.
באילו פעילויות חברתיות היית מעורב?
נא ציין שתי נקודות חוזקה ושתי נקודות חולשה שלך?
תאר לי הזדמנות בה החלטת על דעת עצמך לעשות משהו ופעלת לעשותו?
נא ציין סיבה אחת שיכולה לעזור לנו להחליט באם להעסיק אותך?
ספר על סיטואציה בה היית חלק מצוות שלא הסתדר בינו לבין עצמו- מה היה שם?
במהלך הראיון ניתן להעביר את השרביט למנהל התחום על מנת שישאל שאלות מקצועיות יותר לעומק.
מומלץ לבקש איש קשר לקבלת המלצה על המרואיין. במקרה של התלבטות, זה יכול לתת אינדקציה טובה לבדיקה מעמיקה יותר.
• סיום הראיון
במידה שהמועמד נראה מתאים, רצוי לעדכן אותו בהמשך התהליך ולקבוע לוח זמנים לשלבים הבאים בתהליך המיון. במידה שכבר בשלב הראיון המועמד איננו מתאים, רצוי ליידע אותו בכך ולהסביר בנימוס את הסיבה. כשקיימת התלבטות לגבי מידת התאמתו של המועמד, רצוי לומר לו כי ייצרו עמו קשר טלפוני בימים שלאחר הראיון.
יש לסיים את הראיון בחיוך, בלחיצת יד ובפתיחת דלת להמשך.
*** בתהליך המיון עוברים מול פני המראיין מועמדים רבים. כשמגיעים לשלבי הסיכום קשה מאוד לזכור מה הייתה ההתרשמות מכל אחד מהמרואיינים, לכן רצוי לפנות זמן בין הראיונות שבו יוכל המראיין לרשום את הערותיו על המועמד בעודן טריות במוחו ולהוסיף אינפורמציה שחשובה לשלב ההשוואתי, אך אינה מופיעה בקורות החיים של המועמד.
גיוס מוצלח!
חלק מהתפקיד הניהולי כולל מדי פעם את הצורך לראיין מועמדים למשרה.
מכיוון שחלק לא מבוטל מהמנהלים לא עברו הכשרות בתחומי גיוס ואבחון עובדים, נוצרת סיטואציה אשר מקשה את הבחירה לעובד המתאים ביותר לתפקיד.
מה לשאול? מה לבדוק? על מה כבר נשאל המרואיין במקומות אחרים והכין את עצמו מראש?! מכיוון שקשה לחזות זאת ומכיוון שלעיתים האינטואיציות שולטות בנו, ניסתי לרכז על דף זה רעיונות לתהליך ראיון יעיל ושאלות שיכולות ללמד אותנו על התאמת המרואיין למשרה.
תהליך הראיון:
• הגדרת המשרה
הגדרת המשרה היא החלק הראשוני והחשוב ביותר שכן היא תיאום ציפיות ראשוני בין המראיין למרואיין.
יש להגדיר נכון את המשרה, את הצרכים שלה, דרישות לתפקיד שבו יש לפרט את מידת הנסיון בתחום, השכלה רלוונטית, ידע, שפות התקשרות ותכונות אופי רצויות. כמו כן יש להגדיר נתונים נוספים כגון: היקף המשרה, מיקומה, כפיפות ל, ולעיתים גם שכר וההטבות הנלוות.
כל זה יכול לתת לנו התחלה טובה.
• היכן לפרסם?
בימינו מאוד קל, אפיקי הגיוס רחבים וניתן להגיע לכל דורשי העבודה אם דרך האינטרנט, מודעות בעיתון ודרך חברות השמה על מנת לקבל עזרה לסינון ואבחון ראשוני.
• מי משתתף בראיון?
לדעתי, בתהליך גיוס יש חשיבות רבה לאינטראקציה בין הממונה לעובד העתידי ולכן יש להעדיף ראיונות אישיים מסוג זה, שבהם הכימיה משחקת תפקיד ראשי. כלומר, רצוי לצרף לראיון את המנהל העתידי לאותו מרואיין על מנת לבדוק זאת. כמובן היבט נוסף הוא שיקול הידע המקצועי, חשוב לבחור מראיין שמכיר היטב את התחום ויוכל לבחון את עומק הכרותם של המרואיינים עם התחום עליו הם מתמודדים.
• איך מתחילים לזמן?
שיחת הטלפון עם המועמד הפוטנציאלי יוצרת את הרושם הראשוני על החברה.
השיחה צריכה להיות עניינית וממוקדת.
תחילה יש להציג את החברה ואת פועלה ולספק אינפורמציה הנוגעת לתפקיד. לאחר מכן, יש לראות שהדרישות תואמות את ציפיות המועמד. במקרה וכן, יש לזמן לראיון.
• התרשמות ראשונית
אין ספק שלמטבע שני צדדים, כמו שההתרשמות הראשונית מהמועמד חשובה, כך גם התרשמות הראשונית של המועמד מהחברה.
יש לספק למרואיין אווירה נוחה, חדר ישיבות נוח, דיסקרטי ומסודר, מלווה בשתייה קלה ואפשרי כיבוד קל, מניעת הפרעות טלפוניות, יש לשבת זקוף מול המרואיין ולזכור שחיוך לא עולה כסף.
בהזדמנות זאת ניתן לראות: האם המועמד הגיע בזמן או איחר / לבוש / נימוסין.
• מבנה הראיון
- הצגה עצמית של המראיינים.
- הסבר על התפקיד.
- שאלות כלליות > שאלות מקצועיות את המועמד.
- שאלות המועמד באם קיימות.
- ציפיות להמשך.
• שאלות:
לפני כן, יש לזכור כי המראיין מהווה לעיתים גורם מלחיץ עבור המרואיין. המרואיין מתרגש, חושש ומתקשה להתבטא, תגובות אלו לאו דווקא משקפות את אישיותו וכישוריו של המועמד.
על מנת להרגיעו, מומלץ להשתמש בשאלות "שבירת קרח"- שאלה נוחה, ברורה, קונקרטית, היוצרת אווירה נוחה ולא מאיימת. כל שאלה בנושא יומיומי עשויה להתאים (מזג אוויר, חנייה והגעה...)
שלב זה חייב להיות קצר ולהוביל לשלב הבא.
ריכזתי כמה שאלות שיכולות להיות לעזר להכרת המועמד:
ספר על עצמך.
ספר לי על נסיון העבודה שלך, מה היה תפקידך ומה האחריות שהיתה מוטלת עליך.
תאר את הפרוייקט המוצלח ביותר בו היית מעורב.
מה היה תפקידך? מה לדעתך הייתה תרומתך להצלחה?
אילו מטרות הצבת לעצמך להמשך דרכך?
המנהל שלך ישב איתך על סוגיה או משימה שאתה צריך לבצע באותו יום. כשחזרת למקומך גילית כי לא באמת הבנת את המשימה. מה תעשה?
אם תמצא בסיטואציה בה אינך מסכים עם הממונה עליך, האם תפגין את אי הסכמתך? כיצד תנהג?
תאר תקופה או סיטואציה בחייך בה היית בלחץ רב.
כיצד התמודדת איתה? כיצד לדעתך תפקדת בה?
כיצד תוכל לדעתך לתרום לחברה?
האם אתה מוכן לעבודה מאומצת בתקופות הלחץ? אילו מגבלות יכולות להיות עליך?
תאר בעיה שניסית לפתור- איך זיהית את הבעיה? איך פעלת לפתרונה?
יש לך אירוע חשוב ביום ____ אך לחץ העבודה גבוה ויש משימות שחייבות להסתיים. מה תעשה?
מה אתה מצפה ממקום העבודה שלך?
האם אתה מעדיף לעבוד בצוות או באופן עצמאי?
תאר לי סיטואציה בה עבדת בצוות, תאר לי סיטואציה בה עבדת באופן עצמאי.
תאר את סביבת העבודה שבה תהיה פורה ושמח במידה הרבה ביותר.
באילו פעילויות חברתיות היית מעורב?
נא ציין שתי נקודות חוזקה ושתי נקודות חולשה שלך?
תאר לי הזדמנות בה החלטת על דעת עצמך לעשות משהו ופעלת לעשותו?
נא ציין סיבה אחת שיכולה לעזור לנו להחליט באם להעסיק אותך?
ספר על סיטואציה בה היית חלק מצוות שלא הסתדר בינו לבין עצמו- מה היה שם?
במהלך הראיון ניתן להעביר את השרביט למנהל התחום על מנת שישאל שאלות מקצועיות יותר לעומק.
מומלץ לבקש איש קשר לקבלת המלצה על המרואיין. במקרה של התלבטות, זה יכול לתת אינדקציה טובה לבדיקה מעמיקה יותר.
• סיום הראיון
במידה שהמועמד נראה מתאים, רצוי לעדכן אותו בהמשך התהליך ולקבוע לוח זמנים לשלבים הבאים בתהליך המיון. במידה שכבר בשלב הראיון המועמד איננו מתאים, רצוי ליידע אותו בכך ולהסביר בנימוס את הסיבה. כשקיימת התלבטות לגבי מידת התאמתו של המועמד, רצוי לומר לו כי ייצרו עמו קשר טלפוני בימים שלאחר הראיון.
יש לסיים את הראיון בחיוך, בלחיצת יד ובפתיחת דלת להמשך.
*** בתהליך המיון עוברים מול פני המראיין מועמדים רבים. כשמגיעים לשלבי הסיכום קשה מאוד לזכור מה הייתה ההתרשמות מכל אחד מהמרואיינים, לכן רצוי לפנות זמן בין הראיונות שבו יוכל המראיין לרשום את הערותיו על המועמד בעודן טריות במוחו ולהוסיף אינפורמציה שחשובה לשלב ההשוואתי, אך אינה מופיעה בקורות החיים של המועמד.
גיוס מוצלח!
